B2B-verkoop aan winkels: leveringsvoorwaarden en Incoterms

Leveringsvoorwaarden en Incoterms bij B2B-verkoop aan winkels

Verkoopt u aan winkels, dan legt u in de verkoopovereenkomst en algemene voorwaarden vast hoe er wordt besteld, of de winkelier mag annuleren en tegen welke kosten, wanneer er wordt betaald en of u eigendomsvoorbehoud opneemt. Incoterms regelen daarnaast wie het vervoer organiseert, wie de kosten draagt en waar het transportrisico ligt. Het zijn standaardafspraken van de International Chamber of Commerce (ICC); de nieuwste versie is Incoterms 2020 met elf regels (KVK).

Het verschil is praktisch: algemene voorwaarden gaan over de contractuele relatie (bestellen, annuleren, betalen, eigendom), Incoterms over de logistieke uitvoering (vervoer, kosten, risico). Ze kunnen naast elkaar bestaan. Zonder heldere afspraken ontstaat discussie over bijvoorbeeld schade tijdens transport of invoerrechten.

B2B-verkoop aan winkels: contractvrijheid en eigen afspraken

Bij B2B geldt in beginsel ruime contractvrijheid. Voor B2C gelden dwingendrechtelijke regels ter bescherming van consumenten, zoals informatieplichten, regels over onredelijk bezwarende bedingen en het herroepingsrecht (Poelmann Van den Broek). Verkoopt u aan winkels, dan hoeft u het consumentenrecht niet in acht te nemen (Juridische Supermarkt). De algemene voorwaarden B2B zijn daardoor strenger dan die voor verkoop aan consumenten (Juridische Supermarkt).

Winkeliers hebben geen wettelijke bedenktijd. U mag wel bedenktijd geven; zet die in de algemene voorwaarden (Ondernemersplein). U bepaalt dus zelf of een winkelier kan annuleren, binnen welke termijn en tegen welke kosten. Maak dit expliciet: zonder afspraak geldt wat partijen redelijkerwijs mochten verwachten.

Leveringsvoorwaarden in de algemene voorwaarden B2B

In de algemene voorwaarden B2B voor verkoop aan winkels kunt u vastleggen hoe zakelijke afnemers bestellen, bijvoorbeeld via uw B2B-webshop (Juridische Supermarkt). Leg ook vast of de klant de bestelling mag annuleren. Is annuleren mogelijk, dan kunt u de hoogte van de annuleringskosten omschrijven (Juridische Supermarkt).

Betaalt de winkelier na levering, dan is een eigendomsvoorbehoud verstandig: u blijft eigenaar tot u de betaling heeft ontvangen (Juridische Supermarkt). Combineer dat met een duidelijke betalingstermijn, de gevolgen van te late betaling en de vraag of u rente of incassokosten in rekening brengt. Neem ook op wie het transportrisico draagt en welke Incoterm daarbij hoort. Zo voorkomt u dat de algemene voorwaarden iets anders zeggen dan de Incoterm.

Incoterms 2020: basisafspraken over vervoer, kosten en risico

Incoterms zijn standaardafspraken van de ICC. Ze bepalen wie het vervoer regelt, wie de vervoerskosten betaalt en bij wie het transportrisico ligt (KVK). Dat transportrisico is het risico van schade aan of verlies van goederen tijdens het vervoer (KVK).

De ICC actualiseert Incoterms ongeveer elke tien jaar; de laatste versie is van 2020 en bevat elf regels (KVK). Welke regel u afspreekt, hangt af van het soort vervoer en van de verantwoordelijkheden die u als verkoper wilt nemen (KVK). Elke Incoterm bestaat uit een drieletterige afkorting plus een afgesproken plaats, bijvoorbeeld FOB Rotterdam (Sprinter 3000).

De elf Incoterms-regels: waar ze voor staan

Incoterms 2020 kent elf regels: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU en DDP. Deze afkortingen en regels komen uit het KVK-overzicht. De KVK-pagina linkt per regel naar uitleg met de belangrijkste verplichtingen voor koper en verkoper.

EXW: de koper regelt alles vanaf het moment dat de goederen bij de verkoper beschikbaar zijn; de verkoper heeft minimale verplichtingen (Sprinter 3000). FOB: de verkoper levert de goederen aan boord van een schip; vanaf dat moment gaan risico en kosten over op de koper (Sprinter 3000). CIF: de verkoper betaalt vervoer en verzekering tot de afgesproken haven, maar het risico ligt al eerder bij de koper (Sprinter 3000). DDP: de verkoper draagt alle kosten en risico’s, inclusief invoerrechten; de koper hoeft alleen nog te lossen (Sprinter 3000). Bij DDP aan een Amerikaanse klant is de verkoper verantwoordelijk voor de invoer in de VS en moet hij voldoen aan de plaatselijke wetten en regels (Van Hall in KVK).

Incoterm kiezen voor verkoop aan winkels

Er is geen beste Incoterm-regel. De keuze hangt af van de wensen van de klant en van wat u zelf wilt en kunt bieden (KVK). Wil de winkelier zich niet met transport bezighouden, dan past EXW niet. Sonja van Hall, eigenaar van Jurimpex en docent aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, zegt in het KVK-artikel: “Als je klant zich niet wil bezighouden met het transport, kun je niet met EXW aankomen.” Zij adviseert dan D-termen, zoals DAP, DPU en DDP. Extra service levert een concurrentievoordeel op (KVK).

Meer service betekent meer werk. Bij DDP aan een Amerikaanse klant bent u verantwoordelijk voor de invoer in de VS en moet u voldoen aan de plaatselijke wetten en regels; dat is ingewikkeld en geeft extra administratieve lasten (Van Hall in KVK). Kies DDP dus alleen als u die invoer- en complianceverantwoordelijkheid wilt en kunt dragen. Voor een winkelier die zelf transport regelt, kunnen EXW of FCA juist passen. Leg bij elke keuze de exacte regel, versie en plaats vast.

Van Incoterm naar praktische logistiek

De gekozen Incoterm werkt direct door in transportplanning, verzekering, douanedocumentatie, kostenverdeling en risicobeheer (Sprinter 3000). Bij EXW regelt de winkelier het vervoer en mogelijk de verzekering; bij CIF of CIP regelt u als verkoper vervoer en verzekering tot de afgesproken plaats; bij DDP draagt u ook invoerrechten en lokale formaliteiten.

Stem de Incoterm per zending af met uw expediteur en leg de regel vast in de software of opdrachtbevestiging, zodat per zending de juiste Incoterm wordt geselecteerd (Sprinter 3000). Controleer of de douaneaangifte, vrachtopdracht, verzekeringspolis en factuur dezelfde Incoterm en plaats noemen. Een verschil tussen de verkoopovereenkomst en het vervoersdocument leidt tot discussie over kosten en risico.

Afspraken met de winkelier compleet maken

Leg in de verkoopovereenkomst en algemene voorwaarden eenduidig vast: welke Incoterms-versie (2020), welke regel, welke plaats, wie het vervoer regelt, wie verzekert, wie douaneformaliteiten uitvoert, wie de kosten draagt, waar en wanneer het transportrisico overgaat, de betalingstermijn en of u eigendomsvoorbehoud opneemt.

Neem daarnaast de bestelwijze op, of annuleren is toegestaan, binnen welke termijn en tegen welke annuleringskosten (Juridische Supermarkt). Vermeld dat winkeliers geen wettelijke bedenktijd hebben, tenzij u die in de algemene voorwaarden geeft (Ondernemersplein).