Groothandel starten: welke inschrijvingen en vergunningen heb je nodig?

Welke groothandel start je?

Of je vergunningen nodig hebt, hangt volgens Ondernemersplein af van je beroep en activiteiten. Sommige bedrijven hebben al vóór de start een vergunning nodig. Zet daarom eerst op een rij wat je precies doet: alleen opslag voor voorraad of ook een balie waar klanten afhalen? Bezorg je zelf of besteed je vervoer uit? Verkoop je uitsluitend aan bedrijven of ook aan consumenten? En importeer of exporteer je goederen?

Die antwoorden bepalen welke inschrijvingen, meldingen en vergunningen relevant zijn. Denk aan een omgevingsvergunning voor je pand, gemeentelijke regels voor laden en lossen of reclame, en brancheregels bij bijzondere producten.

Vergunningen per activiteit in de groothandel

Inschrijven bij de KVK

Als startende ondernemer schrijf je je in bij de KVK en kom je in het Handelsregister. Je KVK-nummer gebruik je op facturen, contracten en bij vergunningaanvragen. De inschrijving laat ook zien dat je bedrijf bestaat; dat is relevant voor leveranciers en zakelijke klanten.

De exacte stappen, benodigde documenten en eventuele kosten staan op de website van KVK. Regel je inschrijving voordat je verplichtingen aangaat met leveranciers of een pand huurt, zodat je administratie en vergunningaanvragen op een kloppende basis staan.

Eerst checken: vergunning nodig of niet?

Niet elke groothandel is automatisch vergunningplichtig. De oude vestigingsvergunning bestaat niet meer: tot 2007 moesten detailhandel- en horecabedrijven hun vakbekwaamheid en ondernemersvaardigheden aantonen, maar die regels zijn gestopt (Ondernemeneninternet). Iedereen mag nu een onderneming in de detailhandel of horeca starten. Dat betekent niet dat er nooit een vergunning nodig is; het hangt af van je activiteiten en locatie.

Gebruik de vergunningcheck van Ondernemersplein om te zien of je een omgevingsvergunning nodig hebt. Neem daarnaast contact op met de gemeente waar je je vestigt; veel regels verschillen per gemeente.

Omgevingsvergunning voor pand, verbouwing en uitbreiding

Een omgevingsvergunning is aan de orde als je bedrijf of werk invloed heeft op de omgeving. Ondernemersplein noemt als voorbeelden: je bedrijfspand uitbreiden of verbouwen, of reclame aan de voorkant van je gebouw plaatsen. Voor een groothandel gaat het bijvoorbeeld om uitbreiding van je opslag, een nieuwe laadkuil of gevelreclame.

De gemeente legt in het omgevingsplan vast wat op een plek wel en niet mag. Past jouw plan niet binnen het omgevingsplan, dan kun je in sommige gevallen met een speciale vergunning toch je plannen uitvoeren, of de gemeente vragen om af te wijken (Ondernemersplein). Check daarom vóór het tekenen van een huur- of koopcontract of jouw activiteit op die locatie is toegestaan. Algemeen kun je dit checken via de regels op de kaart bij het Omgevingsloket. Voor het bestemmingsplan zelf heb je geen vergunning nodig; blijf je binnen de regels, dan hoef je geen toestemming te vragen (Ondernemeneninternet). Val je buiten de standaard regels, bijvoorbeeld door een grote verbouwing of het kappen van bomen, dan kan een omgevingsvergunning nodig zijn (Ondernemeneninternet).

Let op kosten en doorlooptijd. Volgens KVK kan een horecavergunning weken tot maanden duren, en de aanvraagkosten betaal je ook als je de vergunning niet krijgt. Informeer bij je gemeente hoe dat voor jouw omgevingsvergunning uitpakt.

Belangrijkste kosten en doorlooptijden voor vergunningen

Gemeentevergunningen en APV

Elke gemeente legt regels over openbare ruimte en veiligheid vast in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Ondernemersplein noemt regels over verkoopkramen, festiviteiten, parkeren, terrassen en reclameborden. Voor een groothandel speelt dit als je een kraam op een markt wilt zetten, laad- en losplekken op de openbare weg nodig hebt of een reclamebord buiten plaatst.

Doorzoek de APV van je gemeente om te bepalen of je een vergunning of ontheffing nodig hebt. Doe dat voordat je een kraam, bord of vaste laadplek realiseert.

Branche- of beroepsvergunningen: wanneer geldt dat voor jou?

In sommige branches heb je een vergunning nodig voordat je start. Ondernemersplein noemt horeca, zorg, taxibranche en beveiliging als voorbeelden. Een taxibedrijf vraagt vergunningen aan bij Kiwa Register, zoals een vergunning taxivervoer, chauffeurskaart, ondernemerskaart en taxi-informatiekaart. In de zorg schrijf je je onder meer in het BIG-register in.

Een exploitatievergunning geldt vooral in sectoren die de openbare orde, veiligheid of leefomgeving beïnvloeden. Ondernemeneninternet noemt horeca, seksinrichtingen, coffeeshops en nachtwinkels. Gewone detailhandel heeft die vergunning niet nodig, maar moet zich wel aan regels over veiligheid, geluid en openingstijden houden. Voor een groothandel is de vraag of jouw activiteit onder zo'n specifieke regeling valt. Lever je aan horeca, dan heb je niet automatisch zelf een horeca-exploitatievergunning nodig; die geldt voor het exploiteren van een horecabedrijf. Controleer bij je gemeente of brancheorganisatie of jouw groothandelsactiviteit onder een branche- of beroepsregeling valt.

Import en export: extra regels als je internationaal handelt

Handel je over de grens, dan krijg je extra eisen. RVO wijst voor de Verenigde Staten op product-, verpakkings- en etiketteringseisen. Voldoet een product niet aan de Amerikaanse eisen, dan mag het daar niet op de markt komen. De eisen kunnen per staat of regio verschillen. RVO onderscheidt normen (technische producteisen) en certificaten (bredere producteisen, zoals een veilige werking). Het Amerikaanse aanspreekpunt voor productnormen is ANSI, dat de VS vertegenwoordigt bij ISO.

Voor actuele product- en landinformatie gebruik je Access2Markets. Daar zie je per land en product welke importtarieven gelden. De Europese Unie is verantwoordelijk voor het internationale handelsbeleid en vertegenwoordigt de lidstaten op het gebied van internationale handel. De Europese Commissie communiceert over ontwikkelingen in de handelsrelatie tussen de EU en de VS. Bij invoer in Nederland kan de douane informatie geven over veranderingen. RVO legt uit wat buitenlandse handelsmaatregelen voor Nederlandse ondernemers betekenen.

Voor de VS meldt KVK bijvoorbeeld dat regels per staat verschillen, dat belastingen anders zijn en dat diensten extra administratie vragen. KVK noemt ook specifieke invoerrechten: 10% voor bijna alle EU-producten, 25% voor staal en aluminium en 50% voor koper, met uitzonderingen. Omdat tarieven en maatregelen kunnen wijzigen, controleer je altijd de actuele situatie in Access2Markets en via RVO.

Zo zet je inschrijving en vergunningen op een rij

Zet per activiteit en locatie op een rij welke inschrijving, melding of vergunning nodig is. Noteer welke instantie bevoegd is, welke aanvraagtermijn geldt en welke kosten eraan verbonden zijn.

Checklist: Inschrijvingen en vergunningen voor een groothandel in Nederland

Stappenplan voor het starten van een groothandel in Nederland